Behandling af Persondata - GDPR
Til opfyldelse af kravene i databeskyttelsesforordningen gælder følgende vedrørende grundejerforeningens behandling af persondata.
Dataansvarlig er grundejerforeningens formand. Kontaktoplysninger fremgår af oversigt over bestyrelsen på foreningens hjemmeside.
Mail: gflaveskovalle@gmail.com Hjemmeside: www.laveskovalle.dk
Formålet med databehandlingen er at understøtte administrationen af grundejerforeningen, herunder at kunne udsende meddelelser til foreningens medlemmer pr. post eller mail - f.eks. information fra bestyrelsen, indkaldelse til generalforsamling og opkrævning af kontingent og TV-abonnement - samt eventuelt at etablere kontakt telefonisk eller pr. SMS.
Til dette formål foretages registreringer af persondata i en medlems- og mailingliste samt i regnskabsbilag.
1. Medlems- og mailinglisten omfatter følgende oplysninger:
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- Emailadresse
Oplysningerne i listen er indhentet hos medlemmerne og slettes, når et medlem udtræder af grundejerforeningen - dog først når eventuelt mellemværende med foreningen er afklaret.
Oplysningerne er lagret på en ekstern server til kommunikation og en ekstern server til foreningens regnskabssystem.
Der er truffet følgende foranstaltninger til at sikre data i medlemslisten:
- Kun medlemmer af foreningens bestyrelse har adgang til den elektroniske medlemsliste
- Medlemslisten sendes ikke pr. mail
- Oplysninger fra medlemslisten videregives kun efter aftale med medlemmerne
- Ved mailkommunikation til medlemskredsen er alle modtagere anført som bcc., hvilket vil sige, at deres mailadresser ikke fremgår hos modtagere af mailen
2. Regnskabsbilag vedrørende indbetaling af kontingent og TV-abonnement er lagret i grundejerforeningens elektroniske arkiv på en ekstern server i Danmark. I bilaget registreres adresse og ejers navn sammen med beløb for betalt kontingent/TV-abonnement og dato for indbetalingen, samt eventuelt rykkergebyr.
Grundejerforeningens kasserer og næstformand samt revisor har adgang til disse data.
Den 12-12-2109
Bestyrelsen